Privacybeleid Stichting Sociaal Cultureel werk Bodegraven
23 mei 2018
De Stichting Sociaal Cultureel werk Bodegraven (SSCB) verwerkt persoonsgegevens voor haar activiteiten in Jongerencentrum De Zon, Vakantiespelen en ambulant jongerenwerk. Wij willen u hierover duidelijk en transparant informeren. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens.
Wanneer het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens, zijn wij de zogeheten ‘verantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit wil zeggen dat wij beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier.
Wij zijn ervoor verantwoordelijk dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG, op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
Dit privacybeleid is van toepassing op al onze diensten en overeenkomsten. Door gebruik te maken van onze website of het sluiten van een overeenkomst, geeft u aan ons privacy beleid te accepteren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
Wij gebruiken en verwerken onder meer van u (en/of uw kind) naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens, geboortedatum, foto’s, maar ook bijzondere gegevens zoals (indien van toepassing) VOG, medische gegevens, dieetwensen en/of verzekerings- of identiteitsbewijs. We hebben deze gegevens nodig om contact met u op te nemen, om de met u gemaakte afspraken uit te kunnen voeren en na te komen. Bijzondere gegevens worden direct nadat deze niet meer noodzakelijk zijn, vernietigd. Doorgaans is dat direct na een activiteit.
De (algemene) persoonsgegevens kunnen wij ook gebruiken om u informatieve of commerciële berichten te sturen die verbandhouden met onze activiteiten. Bezoekt u onze website, dan kunnen wij mogelijk via cookies uw surfgedrag monitoren. Meer informatie hierover, treft u aan onder het volgende kopje.
Wat doen we met uw gegevens?
Uitvoeren overeenkomst
Wij verwerken deze gegevens om de activiteiten zorgvuldig en verantwoord te plannen, organiseren en uit te voeren. We verstrekken deze gegevens ook aan anderen, wanneer dat strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst. Denk aan een (incidenteel) medisch bezoek, plannen van activiteiten en/of af te sluiten verzekeringen of overeenkomsten. Wij eisen van deze personen/organisaties, dat zij zorgvuldig met deze gegevens omgaan en énkel gebruiken voor het doel waarvoor wij deze aan hen beschikbaar stellen.
Welzijnswerk en hulpverlening
Van de gemeente hebben wij de opdracht ontvangen om jongerenwerk uit te voeren. Dat betekent dat wij welzijnswerk en hulpverlening gevraagd en ongevraagd aanbieden aan jongeren. In sommige gevallen moeten wij registeren wat we hebben besproken of welke acties we hebben uitgevoerd met (groepen) jongeren. Dit doen wij in ons CRM systeem. De informatie moet ik sommige gevallen gedeeld worden met andere instanties die welzijnswerk, zorg of hulpverlening uitvoeren.
Nieuwsbrieven
Wij houden onze deelnemers, vrijwilligers en zij die daar toestemming voor hebben gegeven, graag op de hoogte en kunnen de persoonsgegevens ook gebruiken voor het versturen van (elektronisch) nieuwsbrieven.
Cookies
Onze website kan gebruikmaken van (externe) cookies. U zult (dan) gevraagd worden of u deze wenst te accepteren of kan uw browser zo instellen dat deze cookies automatisch accepteert of weigert. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw computer kunnen worden geplaatst om ons of derden te helpen te analyseren hoe bezoekers onze site gebruiken. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar onze eigen servers of die van een derde partij, zoals Google.
Medische informatie
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van een activiteit op
de hoogte is van bepaalde medische of gezondheidsinformatie, zoals allergieën of medicijngebruik. Deze gegevens worden door een ouder/verzorger ingevuld op een (papieren) inschrijfformulier. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor de organisatie en (bege)leiding van de activiteit en wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Beveiliging persoonsgegevens
Ook wij vinden het belangrijk dat uw gegevens veilig zijn, daarom zorgen wij voor passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of diefstal van uw persoonsgegevens te voorkomen. De gegevens zijn opgeslagen, beveiligd met een wachtwoord en de personen die ermee werken zijn gebonden aan geheimhouding.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dit kan echter per situaties verschillen. Wij hanteren daarbij als redelijk uitgangspunt de wettelijke bewaar- en/of verjaringstermijnen. Bijzondere persoonsgegevens worden direct na een activiteit vernietigd.
Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Stichting. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Stichting raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Wijziging van het privacy beleid
De Stichting past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Stichting raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Stichting er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken, het recht om deze gegevens te corrigeren of te (laten) verwijderen. Ook heeft u het recht om ons te verzoeken de digitale gegevens die wij verwerken over te dragen aan een door u kenbaar te maken derde.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen bij ons.
U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan: info@dezonbodegraven.nl.
Lees ons hele privacyreglement.
Register van verwerkingsactiviteiten
| Wat | Van wie | Welke gegevens | Bijzondere gegevens | Wie werkt ermee | Met wie wordt het gedeeld | Bewaartermijn |
| Inschrijvingen deelnemers activiteiten van De Zon en Vakantiespelen | Deelnemers, ouders/verzorgers | NAW, telefoonnummers, e-mailadressen, bankgegevens, geboortedata, school, klas | Zwemdiploma, medische gegevens, dieet, allergieën en/of gedragskenmerken, verzekerings/legitimatiebewijs | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | Niemand. In uitzonderingsgevallen met (medisch) hulpverlengers | Maximaal 1 jaar na aflopen van de activiteit. Bijzondere persoonsgegevens worden direct na de activiteit verwijderd. |
| Vrijwilligers van De Zon en Vakantiespelen | Vrijwilligers/werknemers | NAW, telefoonnummers, e-mailadressen, bankgegevens, geboortedata | medische gegevens, dieet, allergieën en/of gedragskenmerken, verzekerings/legitimatiebewijs, VOG | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | Niemand. In uitzonderingsgevallen met (medisch) hulpverlengers | Zolang de vrijwilliger actief is. Bovendien worden de gegevens bewaard ten behoeve van jubileum vieringen. Bijzondere persoonsgegevens worden direct na de activiteit verwijderd. |
| Aanmeldingen Jeugdlintje | Aanmelders, genomineerden, ondersteuners | NAW, telefoonnummers, e-mailadressen, geboortedata | Reden van aanmelden; welke helden daad is uitgevoerd | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | Niemand | 1 jaar |
| Contactgegevens via contactformulier op de website | Iedereen die het formulier invult | Naam, emailadres | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | Niemand | 1 jaar | |
| CRM systeem begeleidende individuele jongeren en/of groepen jongeren | Jongeren die worden begeleid door jongerenwerkers, groepen jongeren waarmee de jongerenwerkers in contact komen, individuele jongeren waarmee de jongerenwerkers in contact komen | Naam of omschrijving persoon en/of groep | Medische gegevens, en/of gedragskenmerken | Jongerenwerkers, leverancier software | Niemand. In uitzonderingsgevallen met (medisch) hulpverlengers en/of andere welzijnsorganisaties | Gedurende de wettelijke archiveertermijn, te verhogen met 1 jaar en een minimale duur van 5 jaar. |
| Medewerkers | Professionals/beroepskrachten/jongerenwerkers in dienst van de SSCB en/of Sam Welzijn | NAW, telefoonnummers, e-mailadressen, bankgegevens, geboortedata | medische gegevens, dieet, allergieën en/of gedragskenmerken, verzekerings/legitimatiebewijs, VOG | Werkgever (SSCB en/of Sam Welzijn) | Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en de wettelijke archiveertermijn, te verhogen met 1 jaar en een minimale duur van 5 jaar. | |
| Nieuwsbrief | Iedereen die zich aanmeld, deelnemers, vrijwilligers, medewerkers | E-mailadres, Naam, geboortedatum, geslacht | Geen | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | Niemand | Zolang de betrokkene zijn toestemming niet heeft herroepen |
| Foto’s | Van deelnemers, vrijwilligers, jongerenwerkers en passanten van activiteiten | Beeld | Geen | Jongerenwerkers, vrijwilligers, leverancier software | De foto’s worden gepubliceerd op Facebook en via onze website ontsloten | Zolang de betrokkene zijn toestemming niet heeft herroepen |